Listen to this page using ReadSpeaker
    بحث
آلية إرسال البيانات

يعتمد مشروع النظام الإحصائي للتعليم العالي في سلطنة عمان على جمع البيانات من مؤسسات التعليم العالي والجهات المعنية الاخرى واجراء عمليات تدقيق ومراجعة ومن ثمعلى الأقل من المختصين لمؤسسات التعليم العالي أو الجهات الأخرى يكون هناك بيانات تعريفية بهم ويكونوا مسؤولين عن تحميل البيانات وإرسالها إلى مركز القبول الموحد حسب الخطوات والأنظمة المتبعة في ذلك. وتتمثل البيانات التعريفية المطلوبة من كل مختص في التالي:

  • - الإسم الرباعي للشخص المسؤول عن تحميل البيانات
  • - رقم هاتف العمل
  • - رقم الهاتف النقال
  • - البريد الإلكتروني الرسمي
  • - البريد الالكتروني الرسمي للمدير/المسؤول المباشر المعني (يحدد حسب المؤسسة)

وفيما يلي تفصيل لتدفق البيانات من الخطوة الأولى وهي تجهيز البيانات من قبل مؤسسات التعليم العالي ومصادر البيانات الأخرى وصولا إلى الخطوة النهائية وهي الموافقة النهائية من المؤسسة لنشر وتوفير البيانات.

الخطوة 1

تجهيز البيانات للإرسال

تبدأ عملية تحميل البيانات من خلال ممثلي النظام الإحصائي في مؤسسات التعليم العالي ، وذلك بقيامهم بجمع وإعداد البيانات حسب الحقول والقوائم الصحيحة المعتمدة من قبل مركز القبول الموحد في هذه الوثيقة ، ومن ثم تحميلها إلى النظام الإحصائي.

الخطوة 2

إرسال البيانات

عملية الدخول إلى النظام :

يقوم ممثل النظام بتحميل البيانات بالدخول إلى النظام من خلال الموقع الإلكتروني لمركز القبول الموحد www.heac.gov.om عبر شبكة الانترنت ، وبالضغط على الوصلة الخاصة بالنظام الإحصائي وبعدها يدخل إسم المستخدم وكلمة السر ثم الضغط على كلمة (دخول) كما في الشكل (1.

 

الشكل( 1) شاشة الدخول إلى تطبيق الويب

ملاحظة: النظام يتوفر باللغتين العربية والانجليزية ، حيث يستطيع المستخدم إختيار اللغة من خلال الضغط على (عربي) أو(English) في الحيز الأيمن من الشاشة. بعد الدخول إلى النظام سيظهر مصدر البيان واسم المؤسسة التي ينتمي إليها ونوعها (حكومية، خاصة)، كما هو موضح في الشكل(2).

الشكل(2) ، شاشة التحميل

الخطوة 3

تحميل ملف البيانات

لتحميل الملف يرجى اتباع الخطوات التالية:

  • 1. إختيار نوع البيان الإحصائي(بيانات الطلبة أو العاملون في المؤسسة أو البيانات المالية أو البيانات التعريفية (الذي يراد تحميل الملف له من قائمة Category)
  • 2. اختيار نوع الملف الذي يراد تحميله :CSV
    (ملاحظة: يجب أن يكون الفاصل بين حقل وآخر(،) بدل (؛))
  • 3. يحدد مكان الملف الذي يراد تحميله، وإذا لم يكن يعرف مكانه بالضبط يمكنه البحث عنه عن طريق زر Browse.
  • 4. يضغط على Upload، وبعد ذلك سيبدأ النظام بمراجعة الفحص الأول والفحص الثاني، وستظهر رسالة تبين ما إذا كانت عملية التحميل قد تمت بنجاح أو بالفشل كما في الشكل (3).

الشكل (3) عملية التحميل بنجاح

التحقق من عملية التحميل

لضبط عملية تحميل الملفات ، تقوم صفحة التحميل بالتحققات التالية :

  • 1. القيم الثلاثة التالية ( الفئة ، نوع الملف ، الملف ) هي قيم إجبارية يجب إدخالها
  • 2. يجب أن يكون إسم الملف بنفس إسم البيان الاحصائي حسب المدون في الجدول أدناه:
  • الوحدة الاحصائية اسم الملف
    بيانات الطلبة Students
    بيانات العاملون Staff
    البيانات المالية Finance
    بيانات البنية التحتية والتعريفية للمؤسسة التعليمية Definitions
  • ملاحظة: النظام سيرفض أي اسم لملف لا ينطبق مع ما ورد في الجدول أعلاه في خانة (اسم الملف).
  • 3. يجب أن يطابق البيان الاحصائية فئة الملف المختار.
  • 4. نوع الملف المختار يجب أن يطابق الملف الذي تم تحميله.
  • 5. لا يقبل النظام أن يكون الملف الذي يتم تحميله فارغاً أو corrupted ، وفي هذه الحالات سيظهر النظام الرسالة التالية :

الشكل (4) الملف غير صالح

الخطوة 4

عملية الفحص الأول للملف

بعد تحميل الملف أو إرساله إلى مركز قاعدة البيانات سيبدأ النظام بالتحقق من جودة وصحة البيانات التي يتم تحميلها ، فهذا الفحص يهتم بأنواع و تنسيق البيانات المتضمنة في ذلك الملف ، كما يحرص على أن يتلاءم كل حقل مع نوع البيانات المعرفة مسبقاً كطول الحقل وتنسيقه .
هذه القيم المعرفة مسبقاً تم تعريفها من قبل المختصين بالمركز بالإتفاق مع مؤسسات التعليم العالي. وللمزيد من المعلومات حول هذه القيم يمكن التواصل مع إدارة النظام بالمركز.
من الأمثلة على هذه القيم :

  • - مجموع الإيرادات يجب أن يكون عدد صحيح دون أعشار
  • - الرقم المدني لا يتجاوز 13 خانة
  • - تاريخ الميلاد يجب أن يكون تاريخاً صالحاً على هيئة (DD/ MM/YYYY)

مثال توضيحي

عند تحميل ملف الطلبة ‘Students.csv’ ، والذي يحتوي القيم التالية :

الحقل القيم
رقم الطالب الجامعي srp2345
الرقم المدني 123456
الإسم الأول أحمد
تاريخ الميلاد 12/04/2008
النوع 2
عدد سنوات المؤهل الدراسي Y

في حال عدم توافق الملف مع الشكل المطلوب سيظهر النظام للممثل الرسالة التالية مبيناً أن الفحص الأول فشل وأن الفحص الثاني بالانتظار ولم يبدأ بعد، نظراً للأخطاء الواردة في الفحص الأول ، وأيضا يمكن تحميل ملف الأخطاء من خلال الوصلة التي تظهر في الرسالة كما في الشكل (5) .

الشكل( 5) فشل الفحص الأول

ويمكن للممثل الرجوع إلى شاشة حالة الملفات والضغط على شكل لمعرفة الأخطاء، وأيضا يرسل النظام رسالة مع مرفق لملف الأخطاء عبر البريد الإلكتروني كما في الشكل(6), والتي توضح عدم توافق الملف وضرورة إرساله بالشكل المطلوب، وتسجل هذه الحركة لأغراض الجودة وتاريخ التقارير.

الشكل( 6) الأخطاء المرسلة في البريد الإلكتروني

ثم يقوم ممثل المؤسسة بفتح ملف الأخطاء المرفق حيث ستوضح الأخطاء كما في الشكل أدناه:

الشكل( 7 ) الأخطاء المرفقة

ثم يمكنه الرجوع إلى ملف students.csv و التعديل عليه كما يلي ثم إعادة تحميله :

الحقل القيم
رقم الطالب الجامعي srp2345
الرقم المدني 123456
الإسم الأول أحمد
تاريخ الميلاد 12/04/2008
النوع 2
عدد سنوات المؤهل الدراسي 2

سيظهر النظام عبارة توضح أن الملف قد نجح في الفحص الأول و فشل في الفحص الثاني :

الشكل ( 8) فشل الفحص الثاني

.واذا كان الملف صحيح يتم الانتقال الى المرحلة الثانية من التحقق من جودة البيانات

الخطوة 5

عملية الفحص الثاني للملف

بعد الانتهاء من الاجراء الأول والتحقق من الملف يتم اجراء المرحلة الثانية وذلك بالتحقق من صحة وجودة البيانات ، وهي عملية الفحص الثاني التي تهتم بتطبيق قواعد التدقيق الآلي على البيانات وتطبيق القيم الصحيحة للحقول مثل:

  • - يجب أن يتم استيفاء الرقم المدني
  • - اذا كانت حالة الطالب = متخرج فان سبب المغادرة = انهى البرنامج بنجاح.

إذا فشل الفحص الثاني سيظهر النظام للممثل الرسالة كما في الشكل(8) مبيناً أن الفحص الأول نجح وأن الفحص الثاني فشل، ويمكن تحميل ملف الأخطاء من خلال الوصلة التي تظهر في الرسالة ، ويمكن للممثل الرجوع إلى شاشة حالة الملفات والضغط على شكل لمعرفة الأخطاء، وأيضا يرسل النظام بريداً إلكترونياً موضحاً الأخطاء في البيانات ، وهذا الإجراء يتم تطبيقه على البيانات وإصدار نتيجة الفحص على شكل تقرير مفصل على مستوى السجل للملف ومن ثم إرسال التقرير عبر البريد الإلكتروني إلى الموظف المسؤول عن تحميل البيانات ونسخة إلى إدارة النظام في مركز القبول الموحد.

الشكل( 9) رسالة فشل التحقق الثاني

بعد ذلك يفتح ملف الأخطاء المرفق ليكون كالتالي:

الشكل(10) الأخطاء الواردة في الملف

ثم يمكنه الرجوع ملف students.csv والتعديل عليه كما يلي ثم أعد تحميل الملف :

الحقل القيم
رقم الطالب الجامعي srp2345
الرقم المدني 123456
الإسم الأول أحمد
تاريخ الميلاد 12/04/2008
النوع 1
عدد سنوات المؤهل الدراسي 1

 

الخطوة 6

عملية الفحص الثالث للملف
بعد الانتهاء من مرحلة الفحص الثانية تستقر البيانات في قاعدة البيانات المرحلية في مركز القبول وذلك لإجراء الفحص الثالث للبيانات والاخير والمتمثل بفحص منطقية البيانات من خلال مجموعة من تقارير الفحص والتي تمثل بعض المؤشرات للوحدة الاحصائية على مستوى المؤسسة نفسها ، وسيقوم بهذا الفحص أشخاص مختصون بتدقيق وفحص البيانات و من ثم يتم ارسال نتيجة الفحص بالبريد الالكتروني من خلال النظام الى الموظف المختص في المؤسسة ونسخة الى إدارة النظام في المركز وذلك ليتسنى للمؤسسة إجراء التعديلات المطلوبة حسب التقرير المرسل ،وبعد اجراء التعديلات المطلوبة على البيانات ونجاح البيانات في عمليات الفحص آنفة الذكر تستقر البيانات في قاعدة البيانات التشغيلية في المركز وبذلك تنتهي مرحلة جمع البيانات من المؤسسات وتبدأ عملية تحميل البيانات الى قاعدة البيانات الاحصائية .

الخطوة 7

الموافقة النهائية من المؤسسة لاستخدام البيانات

بعد نهاية عمليات فحص البيانات والتحقق من جودتها يتم ارسال طلب تأكيد على صحة البيانات وذلك بهدف الحصول على الموافقة النهائية من المؤسسة لاستخدام البيانات لاغراض تجميعها ومن ثم نشرها، ويتم من خلال بوابة في النظام تمكن مؤسسات التعليم العالي من قراءة وتدقيق التقارير الخاصة بالفحص الثالث، حيث سيتم توفيرها بعد أن تراجع من قبل المختصين بالمركز ، ويتم الرد من قبل المؤسسة من خلال إعتماد البيانات.

شكل(11) عملية تدفق البيانات

 

روابط سريعة